La conservation des documents sous l'AMLR : cinq ans, puis suppression, et l'équilibre avec la protection des données
L'AMLR fixe une durée de conservation de cinq ans pour les documents de vigilance à l'égard de la clientèle et les enregistrements des transactions, et impose leur suppression à l'issue de cette période. Comment la concilier avec le RGPD, les mesures de conservation pour litiges et le modèle de décl
La conservation des documents est le point de rencontre le plus direct entre le droit de la LBC et le droit de la protection des données. L'AMLR impose aux entités assujetties de conserver les documents et informations obtenus dans le cadre de la vigilance à l'égard de la clientèle ainsi que les enregistrements des transactions pendant cinq ans après la fin de la relation d'affaires ou de la transaction occasionnelle, et de les supprimer à l'expiration de ce délai, sauf si une durée plus longue est justifiée et autorisée par le droit national.
Ce qui doit être conservé
- Le dossier de vigilance à l'égard de la clientèle : les documents d'identité ou leurs références, les informations sur les bénéficiaires effectifs, l'objet et la nature de la relation, l'évaluation des risques et ses mises à jour, les résultats du filtrage.
- Les enregistrements des transactions suffisants pour reconstituer les transactions individuelles.
- L'analyse interne à l'origine des déclarations à la CRF, ainsi que les déclarations elles-mêmes.
- Les preuves des mesures prises : approbations, revues, formations.
Cinq ans, puis suppression
Le délai de cinq ans est par défaut un maximum, et non un minimum à dépasser librement. Les États membres peuvent autoriser une période supplémentaire de cinq ans au plus lorsque cela est nécessaire à la prévention, à la détection ou à l'investigation du blanchiment de capitaux, au cas par cas. Au-delà, les données à caractère personnel doivent être supprimées. Les établissements qui conservent tout indéfiniment enfreindront à la fois l'AMLR et le RGPD.
L'équilibre avec la protection des données
L'AMLR fournit la base juridique du traitement des données à caractère personnel à des fins de LBC et restreint leur utilisation à d'autres fins. Il limite également le droit d'accès de la personne concernée lorsque la divulgation porterait préjudice à une enquête, moyennant des garanties. Les analyses d'impact relatives à la protection des données restent requises pour les traitements à haut risque tels que la surveillance des transactions et le filtrage.
Tensions pratiques
Les mesures de conservation pour litiges et les enquêtes réglementaires qui exigent une conservation plus longue ; les systèmes de groupe qui ne peuvent pas supprimer client par client ; et le nouveau modèle de déclaration, qui requiert des données structurées que les dossiers plus anciens ne contiennent pas.
Que faire dès maintenant
- Définir le point de départ du délai de conservation pour chaque type d'enregistrement ainsi que l'événement déclencheur (fin de la relation, date de la transaction).
- Mettre en place ou vérifier la capacité de suppression dans les systèmes centraux et les archives.
- Documenter le processus d'exception pour une conservation prolongée, avec sa base juridique.
Le tableau de bord suit la conservation des documents sous la rubrique Données, technologie et détection ; le suivi de préparation comporte un bloc Conservation des documents.