Aufbewahrung von Aufzeichnungen nach der AMLR: fünf Jahre, dann Löschung, und der Ausgleich mit dem Datenschutz
Die AMLR legt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für Aufzeichnungen zur Sorgfaltsprüfung gegenüber Kunden und zu Transaktionen fest und verlangt anschließend deren Löschung. Wie sich das mit der DSGVO, Litigation Holds und dem Meldeformular in Einklang bringen lässt.
Bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen treffen Geldwäscherecht und Datenschutzrecht am unmittelbarsten aufeinander. Die AMLR verpflichtet Verpflichtete, die im Rahmen der Sorgfaltsprüfung gegenüber Kunden eingeholten Dokumente und Informationen sowie die Aufzeichnungen zu Transaktionen fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder der gelegentlichen Transaktion aufzubewahren und sie nach Ablauf dieser Frist zu löschen, es sei denn, eine längere Frist ist gerechtfertigt und nach nationalem Recht zulässig.
Was aufbewahrt werden muss
- Die Kundenakte zur Sorgfaltsprüfung: Identitätsdokumente oder Verweise darauf, Informationen zum wirtschaftlichen Eigentümer, Zweck und Art der Geschäftsbeziehung, die Risikobewertung und ihre Aktualisierungen, die Screening-Ergebnisse.
- Transaktionsaufzeichnungen, die ausreichen, um einzelne Transaktionen zu rekonstruieren.
- Die interne Analyse, die Meldungen an die FIU zugrunde liegt, sowie die Meldungen selbst.
- Nachweise über die getroffenen Maßnahmen: Genehmigungen, Überprüfungen, Schulungen.
Fünf Jahre, dann Löschung
Die Fünfjahresfrist ist standardmäßig eine Höchstfrist, kein Minimum, das nach Belieben überschritten werden darf. Die Mitgliedstaaten können im Einzelfall eine weitere Frist von bis zu fünf Jahren zulassen, wenn dies für die Verhinderung, Aufdeckung oder Ermittlung von Geldwäsche erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezogene Daten gelöscht werden. Institute, die alles unbegrenzt aufbewahren, verstoßen gleichzeitig gegen die AMLR und die DSGVO.
Der Ausgleich mit dem Datenschutz
Die AMLR bildet die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Geldwäschebekämpfung und beschränkt deren Nutzung für andere Zwecke. Sie begrenzt zudem, unter Schutzvorkehrungen, das Auskunftsrecht der betroffenen Person, wenn eine Offenlegung eine Ermittlung beeinträchtigen würde. Datenschutz-Folgenabschätzungen bleiben für risikoreiche Verarbeitungen wie Transaktionsüberwachung und Screening erforderlich.
Spannungsfelder in der Praxis
Litigation Holds und aufsichtliche Untersuchungen, die eine längere Aufbewahrung erfordern; Konzernsysteme, die nicht je Kunde löschen können; und das neue Meldeformular, das strukturierte Daten benötigt, die ältere Akten nicht enthalten.
Was jetzt zu tun ist
- Die Aufbewahrungsfrist je Aufzeichnungsart und den Auslöser (Ende der Geschäftsbeziehung, Transaktionsdatum) festlegen.
- Die Löschfähigkeit in Kernsystemen und Archiven aufbauen oder überprüfen.
- Den Ausnahmeprozess für längere Aufbewahrung mit der Rechtsgrundlage dokumentieren.
Das Dashboard erfasst die Aufbewahrung von Aufzeichnungen unter Daten, Technologie & Erkennung; der Readiness-Tracker enthält einen Block Aufbewahrungsfristen.