Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable

Castor Concepts BV est responsable du traitement des données personnelles des visiteurs de www.amlr-monitor.com et des utilisateurs de l’espace de travail : comptes, facturation, alertes, formulaire de contact et assistance. Castor Concepts BV est aussi responsable du traitement des coordonnées professionnelles des organisations que nous contactons au sujet du Service.

Pour les contenus qu’une organisation place dans son espace de travail (profil d’entreprise, documents téléversés, notes, tâches, questions au consultant IA), l’organisation est elle-même responsable du traitement et Castor Concepts BV est sous-traitant agissant sur ses instructions. Adressez-vous à cette organisation pour toute question sur ces contenus ; les clauses de sous-traitance figurent à l’article 12 des conditions générales.

2. Ce que nous traitons, et pourquoi

• Visiteurs : les données techniques que l’hébergeur enregistre à chaque requête (adresse IP, type de navigateur, page demandée, heure) pour servir les pages et détecter les abus. Base : notre intérêt légitime à un site fonctionnel et sûr. L’utilisation du site n’est mesurée avec Google Analytics 4 qu’après votre consentement (article 5).
• Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe haché, secret à deux facteurs et codes de secours (chiffrés), rôle, organisation, formule et date de dernière visite. Finalité : fournir l’espace de travail, sécuriser l’accès, montrer qui a modifié quoi. Base : exécution du contrat.
• Administrateurs d’une organisation sur la formule gratuite : nom, adresse e-mail, type d’organisation et date d’inscription, pour envoyer au plus cinq e-mails le premier mois sur ce qu’apportent les formules payantes, et au plus trois e-mails autour d’une semaine d’essai gratuite. Base : notre intérêt légitime à proposer notre propre service aux titulaires de compte existants. Chacun de ces e-mails contient un lien de désinscription, et vous pouvez aussi désactiver ces e-mails sous Alertes ; les alertes et les invitations ne sont pas concernées.
• Contenu de l’espace de travail : ce que vous et vos collègues saisissez (profil, documents, enregistrements de préparation, notes, tâches, projets de réponse aux consultations, questions et réponses, journal de conformité, journal d’audit). Finalité : les fonctions de l’espace de travail, y compris l’IA. Base : exécution du contrat ; l’organisation décide des données qu’elle y place.
• Facturation : formule, dates d’essai, statut de l’abonnement, les coordonnées de facturation que vous saisissez (raison sociale, adresse, numéro de TVA, numéro de bon de commande, e-mail de facturation) et identifiants de notre prestataire de paiement. Les données de carte et bancaires sont saisies chez le prestataire de paiement et ne nous parviennent jamais. Finalité : facturation et comptabilité. Base : exécution du contrat et obligations légales.
• Alertes : l’adresse e-mail ou l’adresse de webhook saisie sous Alertes et les blocs du cadre que vous suivez. Finalité : envoyer les alertes et mises à jour réglementaires demandées. Base : votre demande ; vous pouvez les désactiver à tout moment.
• Formulaire de contact, demandes de formule et assistance : nom, adresse e-mail, organisation, sujet et message. Finalité : vous répondre et assurer le suivi. Base : notre intérêt légitime à vous répondre, ou le contrat si vous êtes client.
• Organisations que nous contactons : nom, site web et pays de cabinets de conseil, cabinets d’avocats, organismes de formation, éditeurs de logiciels et entités assujetties ; l’adresse e-mail générale ou fonctionnelle qu’elles publient (comme info@, compliance@ ou partnerships@), et une personne de contact uniquement lorsque leur propre site en désigne une pour ce type de contact ; pour les établissements agréés, les données publiques des registres (autorité de contrôle, type d’agrément, date) ; une courte note sur la raison de notre prise de contact ; et les e-mails échangés. Sources : leur propre site web, les registres publics des autorités de contrôle (EBA, ESMA, autorités nationales) et des résultats de recherche sur la lutte contre le blanchiment. Finalité : proposer un partenariat, de la publicité ou un essai de l’espace de travail, avec au plus un premier e-mail et deux relances. Base : notre intérêt légitime à trouver des partenaires et des clients pour le Service. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, par exemple en répondant à notre e-mail ; nous supprimons alors les coordonnées et les e-mails et ne conservons que le nom et le domaine de l’organisation et une forme hachée de l’adresse, afin de ne plus vous écrire.
• Vue d’ensemble du site : des comptages agrégés (utilisateurs, organisations, formules, activité) que le propriétaire du site consulte pour exploiter le Service. Base : intérêt légitime.

3. Fonctions d’IA

Le consultant IA, la recherche d’entreprise, l’évaluation d’impact, les points par pays, les briefs de tâches, les résumés de documents et les mises à jour réglementaires envoient les contenus pertinents (votre question, le profil d’entreprise, les documents téléversés, la préparation enregistrée) à Anthropic, PBC, dont les modèles Claude génèrent la réponse. Les mêmes modèles recherchent sur le web avec nos propres termes de recherche et des noms d’entreprises pour trouver des organisations et leurs sites web, évaluent le site web public des organisations que nous contactons, rédigent nos e-mails et classent leurs réponses ; le propriétaire du site valide chaque premier e-mail et chaque réponse avant l’envoi. Anthropic traite ces données comme notre sous-traitant selon ses conditions commerciales, qui excluent l’utilisation de vos données pour entraîner des modèles.

Ne placez dans l’espace de travail aucune donnée personnelle qui n’est pas nécessaire au travail de conformité, et retirez les documents dont vous n’avez plus besoin.

4. Qui reçoit des données (sous-traitants)

• Vercel, Inc. (États-Unis) : hébergement et diffusion du site, journaux des requêtes ; l’application tourne à Francfort (UE).
• Neon, Inc. (États-Unis) : la base de données qui stocke comptes et contenus, chiffrés champ par champ ; la base de données est hébergée à Francfort (AWS eu-central-1, UE).
• Anthropic, PBC (États-Unis) : le traitement par IA décrit à l’article 3.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) et Stripe, Inc. (États-Unis) : abonnements, paiements, factures et identification TVA.
• Le fournisseur de messagerie de Castor Concepts BV : envoi d’e-mails (invitations, alertes, mises à jour réglementaires, messages de contact, nos e-mails aux organisations que nous contactons) depuis notre propre adresse et réception des réponses, via une connexion chiffrée.
• Google Ireland Ltd : espaces publicitaires sur la page d’accueil publique, lorsqu’ils sont activés, sous le consentement aux cookies propre à Google ; statistiques Google Analytics sur l’utilisation du site, avec des cookies uniquement après votre consentement
• Bing et les autres moteurs IndexNow : uniquement les adresses publiques des nouveaux articles du blog, aucune donnée personnelle.

Certains de ces prestataires sont établis aux États-Unis. Les transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le prestataire est certifié, sur le cadre de protection des données UE-États-Unis. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons avec personne d’autre, sauf obligation légale.

5. Cookies et stockage local

• Un cookie de session après la connexion (nécessaire ; valable trente jours au plus et supprimé à la déconnexion).
• Un cookie de dix minutes pendant la connexion à deux facteurs.
• Le stockage local de votre navigateur mémorise le type d’entité choisi sur le tableau de bord ; il ne quitte jamais votre navigateur.
• Des cookies publicitaires de Google uniquement sur la page d’accueil publique, lorsque la publicité est activée et que vous avez consenti.
• Des cookies Google Analytics (_ga, deux ans au plus) uniquement après votre acceptation dans le bandeau cookies ; sans acceptation, Google ne reçoit que des signaux agrégés sans cookies, qui n’identifient personne.

L’utilisation du site est mesurée avec Google Analytics 4 en mode consentement : sans votre consentement, aucun cookie d’analyse n’est placé et aucun identifiant n’est conservé. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Cookies » dans le pied de page.

6. Durée de conservation

• Données de compte : jusqu’à la suppression de votre compte, ou jusqu’à ce qu’un administrateur supprime l’organisation.
• Contenu de l’espace de travail et journal d’audit : jusqu’à leur suppression par l’organisation ou la suppression de celle-ci.
• Les données supprimées disparaissent immédiatement de la base active et des sauvegardes sous trente jours.
• Documents de facturation : sept ans, comme l’exige le droit fiscal néerlandais.
• Messages de contact et demandes de formule : jusqu’à leur traitement, et au plus deux ans.
• Données des organisations que nous contactons et e-mails échangés : douze mois après le dernier contact, et supprimées immédiatement en cas d’opposition ; seule la donnée qui nous empêche d’écrire à nouveau (le domaine et une adresse hachée) est conservée plus longtemps.
• Journaux des requêtes de l’hébergeur et journaux d’envoi du prestataire e-mail : les courtes durées pendant lesquelles ces prestataires les conservent.

7. Comment nous protégeons les données

• Toutes les données personnelles et tous les contenus sont chiffrés champ par champ (AES-256-GCM) avant stockage, en plus du chiffrement au repos de la base de données. Les mots de passe sont stockés sous forme de hachage scrypt ; les secrets à deux facteurs et les codes de secours sont chiffrés ou hachés.
• Les connexions sont chiffrées (TLS). L’authentification à deux facteurs est disponible pour chaque utilisateur, et un administrateur peut l’imposer à toute l’organisation.
• L’accès aux données déchiffrées est limité au propriétaire du site et seulement pour l’assistance, une demande de suppression ou la vue d’ensemble du site. Chaque modification dans un espace de travail est consignée dans le journal d’audit de l’organisation.
• Si un incident de sécurité touche vos données, nous en informons les organisations concernées sans retard injustifié et, lorsque c’est requis, l’autorité de contrôle.

8. Vos droits

Vous pouvez consulter, corriger, exporter et supprimer vos données vous-même : votre compte sous Security, l’organisation et ses contenus sous Team (administrateurs), les exports sous Export and report. Vous disposez aussi des droits à la limitation, à l’opposition, à la portabilité et au retrait, à tout moment, du consentement aux alertes. Contactez-nous pour tout ce que vous ne pouvez pas faire vous-même ; nous répondons sous un mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) ou de l’autorité de contrôle de votre pays.

9. Mineurs

Le Service s’adresse aux professionnels. Nous ne traitons pas sciemment de données de personnes de moins de seize ans.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette déclaration. La date en haut indique la dernière modification ; les modifications substantielles sont annoncées dans l’espace de travail ou par e-mail.

11. Contact

AMLR Monitor est exploité par Castor Concepts BV.